はじめに

紙などに書かれたアナログの資料について、デジタル化してメールで配布するといったことが最近では多くなってきたと思います。

筆者も仕事を始めた当初と今を比べると、紙で回っていたり配布されていたりしていた資料が、スキャナーでデジタル化されてメールで配布される、ということが当たり前のことのようになった気がします。

そこでここでは、誰でも気軽にできる、スキャナーのみの操作で簡単にスキャンしてファイルに保存する方法についてご紹介します。

利用しているスキャナー

  • メーカー:エプソン
  • 型番:EP-804AW
  • 特徴:スキャナー機能の他、コピーやパソコンからの印刷にも対応した複合機です。

スキャンをする前の準備

事前にファイル保存先となるパソコンにスキャナードライバをインストールしておく必要があります。購入時にインストール用CD-ROMがついていますので、そちらでインストールしておくか、もしくはインターネットでドライバを入手し、インストールしておきましょう。

インストールされたら、そのままパソコンの電源を入れておくか、再起動の必要がある場合は再起動を行って、パソコンの電源を入れてください。

一度インストールしてしまえば、二回目からこの準備は必要なくなり、パソコンの電源を入れておくだけでOKとなります。

スキャン方法

STEP1:スキャナーを起動し、資料をガラスの上にセットする

スキャナーの電源ボタンを押します。そして、電子データ化したい資料をスキャナーのガラスの上にセットします。

STEP2:ホーム画面よりスキャンを選択する

写真は操作パネルを写したものですが、右側の矢印を押し、スキャンを選択し、「OK」の部分を押します。

STEP3:「スキャンしてパソコンへ」を選択する

操作パネルを利用して、「スキャンしてパソコンへ」を選択して「OK」を押します。

「スキャンしてパソコンへ」が3つありますが、一番上の通常タイプだとJPEGファイル、真ん中の「スキャンしてパソコンへ(PDF)」だとPDFファイル、一番下の「スキャンしてパソコンへ(Eメール)」だとスキャンした画像がEメール作成画面に添付されている形で立ち上がります。

STEP4:スキャンしてできたファイルの保存先パソコンを選択する

スキャンしてできたファイルは、スキャナーとUSBケーブルでつながっているパソコンか、Wi-Fi接続の場合は、同じ無線LANの中にいたパソコンに送ることができます。

スキャナーがWiFi接続している場合は、同じネットワークにあるパソコン名が自動的に出てきます(上の写真ではSATOSHI-PCがそれに当たります)ので、そちらを選択することとします。

決まったら「OK」を押しますと、スキャンがスタートします。

STEP5:出来上がったファイルを「マイピクチャ」で確認する

スキャンされた資料は、自動的に送り先のパソコンの「マイピクチャ」内に保存されます。ダブルクリックして画面上で確認してみましょう。

正常に機能しているかどうかの確認方法

上のSTEP1から5まで順調に作業が流れて、出来上がったファイルを表示し、元の資料と同じ内容が表示されていれば、正常に機能していると考えてよいと思います。

注意点やポイント

資料を置く際のガラス面が汚れていると、その汚れまでスキャンされてしまいますので、そうならないように、常にガラス面はきれいにしておきましょう。ガラス面に汚れた状態の手を直接つけないよう気をつけましょう。

また、使わないときは蓋を常に閉じておけば、余計な埃などの汚れも防ぐことが可能です。万が一汚れてしまった場合は、ティッシュ等でガラス面を軽く拭けば、それだけでもかなり汚れが取れると思います。

おわりに

スキャナの操作パネルを使うだけで、コピーを取るような感覚で非常に簡単にスキャンし、電子データ化できるようになり、非常に便利になりました。かつてはパソコンでの細かい操作をしないとスキャンできなかったことを考えると、大きな進歩だと思います。

最後に、この記事が皆さんのお役にたてれば幸いです。

(image by 著者)