皆さん、今までにいくつのタスク管理ツールを試しましたか?

手帳、Google Calendar、付箋紙、タスク管理アプリなど色々試したけど、「よくわからないから紙でいいや」なんて方もいらっしゃるでしょう。あるいは、色々な機能のあるタスク管理ツールを使ってるけど、機能の1割しか使っていない人もいるかもしれません。

そこでこの記事では、Todoistの機能を使いこなすための、4つのステップをご紹介します。

1:全てのタスクに目的を与え、プロジェクトに整理する

同じ作業でも、目的意識があるとモチベーションが上がります。例えば、買い物、ごみだし、掃除などの家事も「清潔で健やかな生活を目指す」などのプロジェクトを作成し、そこに放り込めば、目的意識を持って取り組めます。

inboxを常に0にすることを目標にしましょう。

2:タスクは「実際の行動」が伴うものを記入する

Todoistに「タスクのステータス機能はないの?」と質問をよく頂きます。ステータス機能がないのは、ステータス機能が不要だからです。「返事まち」ではなく「進捗を確認」という実際に行動が伴うタスクを作成すれば、ステータス機能はいらなくなります。

3:ラベルを目的を持って使う。

Todoistでは、タスクに対して名前、プロジェクト、日付、優先度、ラベル、階層、ノートの紐付けが出来ますが、ラベルの使い道がわからない人も多いでしょう。ラベルは、タスク管理の目的に応じて使います。

例えば、顧客管理ツールとして使いたいなら、ラベルは「@顧客A」顧客名にします。例えば、まとめてタスクをこなしたい場合、タスクに使用するソフトウェア、一緒にタスクをする人、タスクをする場所をラベルにします。

人をラベルにすると、相手とTodoistのタスク共有機能を使わなくても、誰と共有しているか一目でわかるようになります。

4:その日までにやるべきことと、その日にやるべきことを区別する

大きすぎるタスクは分解します。例えば、製品説明書1000ページの英訳など、1日で終わらないタスクがある場合、「1000ページの翻訳」というプロジェクトを作成し、その中に「10ページ翻訳」というタスクを作成し、繰り返しを「毎日」に設定します。

おわりに

色々書き連ねましたが、経験してみるのが一番です。Todoistを使い始めたら、まず「Todoistの使い方を研究する」プロジェクトを作成してみてください。

To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用: Todoist

世界中で500万人以上のユーザーがTodoistのAndroidアプリ、Windowsアプリ、Chromeアプリなどで、予定やタスクの管理をしています。

ja.todoist.com

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