要らないメールを消そうとしたら、「アーカイブ」と表示され、「アーカイブってなに?!削除じゃないの?!」と思った経験はありませんか?

「違いがよくわからないけど、メールは消せてるしまあいっか…」と、なんとなくアーカイブしている方も多いのではないでしょうか。その疑問、そろそろ解消しちゃいましょう!

削除とは?

アーカイブとはなにかの話の前に、改めて「削除」とは何かを考えましょう。

削除とは、メールをゴミ箱に移動することです。メールソフト・アプリにもよりますが、削除されたメールは一定期間を過ぎると自動的に消去されていきます。

完全に消し去りたいメールは「削除」する!

アーカイブとは?

では、「アーカイブ」とは一体何なのでしょうか?ここでは、「Gmail」の例でご説明します。

Gmailでは、アーカイブはメールを「受信フォルダ」から「すべてのメール(Gmail)」へ移動することを指します。保存先を変更するだけなので、メールは消去されません。そのため、容量がいっぱいになってしまうと手動で削除する必要が生じます。

「特別大事ではないんだけど、もしかしたら後で見返すかもしれないな」といったメールを振り分けたいときに、アーカイブの使うのがおすすめです。フォルダ内でキーワードを検索すればヒットするので、メールが見つからないことはありません。

大事なメールを受信トレイから別のフォルダに分けて保管するのとは違い、気軽な保存ができるのが特徴です。

後で見返したい(かもしれない…)メールは「アーカイブ」する!

削除とアーカイブを使い分けよう!

この記事を読むまで、「削除のつもりでアーカイブしていた!」なんて方は、容量がいっぱいになってしまう前に、アーカイブされたメールを削除しておきましょう。

また、大事ではないけど読み返すかもしれないメールを、わざわざフォルダを作って振り分けていた方は、ぜひアーカイブを活用してください。アーカイブしておいた結果、やっぱり要らないなと思ったら消してしまえばいいのです。

「削除」と「アーカイブ」を使い分けて、メールをもっとスマートに管理しちゃいましょう!

(image by 筆者)