このライフレシピはWord初心者のための記事です!

はじめに

ビジネス文書を作成していると同じ文字列が文中に登場することってよくありますよね。例えば取引先の社名や担当者名などがあると思います。社名なら御社等で表現する機会も多いかと思いますが担当者名となるとなかなかそうもいかない場合もあるのではないかと思います。

ここでは「文書のプロパティ」という機能を利用し効率的に入力を行う方法を紹介します。

やりかた

入力を行いたい箇所で挿入タブの「クイックパーツ」をクリックし「文書のプロパティ」メニューから適当な種類を選びます。ここでは「キーワード」を選択してみました。

そうすると以下のよういキーワードと青く表示される箇所が出現するのでその部分をクリックして文字を入力していきます。ここでは「鈴木」と入力してみました。

次に文中で同じように「鈴木」と入力したい箇所をクリックし、挿入タブの「クイックパーツ」をクリックし「文書のプロパティ」メニューから「キーワード」をクリックします。こうすることで以下の図のように同じ内容が入力されました。

もしこの「キーワード」の内容が「鈴木」から「高木」に変わるような場合はどちらかの文字列を選択し内容を変更すると文書のプロパティメニューから設定した箇所はすべて変更されます。

変更した場合の結果画面が以下のようになります。

活用方法としてはあらかじめ文書のプロパティだけを挿入しておいて雛型として利用するといった方法も考えられますね。