はじめに

皆さんはExcelでプルダウンの機能を使っていますか?この機能は自分以外の人に入力をしてもらう際に、選択範囲の中からしか入力できないようにする機能です。

既に今使っている方はいいのですが、使ったことのない方はどんな時に使えば良いのかよくわからないのではないでしょうか。

今回はExcelでプルダウンをどんな時に使えばよいのかということと、設定のやり方について解説いたします。

Excelでプルダウンを使うべき場面と設定方法

どんな時にプルダウン設定をするのか

プルダウンの利点はあらかじめ用意した選択肢の中からしか選べないように出来ることです。つまり、入力時のブレをなくすことが出来るのです。

自分ひとりであれば入力のブレはあまりありませんが、同じ内容のシートに色々な人が記入するような場面では、同じことを意味するのに入力する人によって書き方が異なることがよくあります。

例えば、全角、半角の違いや漢字、ひらがなの違い、省略の有無等色々なブレがあります。この入力時のブレがあると集計する場合に非常に困ります。同じ内容なので同じとして集計したい項目がひとつにまとめられないからです。

つまり、同じ形式のシートに多数の人が入力したあとで集計する必要があるとき、プルダウンを設定するべきなのです。

プルダウン設定のやり方

それではプルダウンの設定のやり方をご説明しましょう。今回はA1セルに「営業部、技術部、管理部」をプルダウンで表示します。

『データ』→『入力規則』を選択します。

『入力値の種類』でリストを選択します。

『元の値』に営業部,技術部,管理部と入力しOKボタンを押します。(表示したい項目をコンマ区切りで入力します)

A1セルにプルダウンが表示されました。

A1セルに選択項目にない人事部を入力しようとすると、エラーになります。

おわりに

いかがでしたか、今回はプルダウンを使うべき場面と設定のやり方について解説いたしました。集計時の余計な手間を省くために、選択肢が決まっている項目にはプルダウンを使用するようにしましょう。

(Photo by 著者)