はじめに

請求書や見積書の発行って大変ですね。無料で見積書や請求書の管理ができる「Zoho Invoice」というWebサービスがあるのをご存知でしょうか。

「Zoho Invoice」を使うと、面倒な見積書や請求書の管理が楽にできますし、オンラインの利点を活用すれば有利にビジネスを進めることができます。

そこで、無料で請求書の発行・入金管理!「Zoho Invoice」特徴と使い方を書き出してみました。

一般的な見積書・請求書発行をする場合の課題

一般的な見積書・請求書の発行をする場合、最近は、コンピュータによる処理を行なっている事業所が殆どだと思います。手書きからコンピュータに移行して、作業はだいぶ楽になったものの、昨今のスピードについていくのは大変ではありませんか?

見積書の発行をするとき、決められた特定のパソコンを利用して見積書の内容を管理し、発行することが殆どだと思います。ですから、客先で見積書の内容変更を迫られた場合、いったん自社に戻らなければ身動きがとれません。

発行するには特定のパソコンをいちいち立ち上げなくてはならず、起動までの時間が勿体無いと思うことも多いのではないでしょうか。

請求書も特定のパソコンから打ち出しますから、請求書発行中は他の作業が止まってしまいます。面倒ですよね。

パソコン一台を使った請求書・見積書発行の問題点は、
- 請求書発行のタイミングが重なり他の作業が止まる
- 複数人数で使っていると、自分のタイミングで作業できない
- 出先で作業ができない
- 客先の急な要請に応えにくい
などがあげられると思います。

その状況が、「Zoho Invoice」を利用することによって変わります。

「Zoho Invoice」はクラウドですから、小さなオフィスにもオススメのサービスです。

クラウドとは、クラウドコンピューティングのことで、コンピュータ本体やソフトウエアの購入、システムの管理に関わる手間やコストを省きながら、便利な機能を利用することができます。

「Zoho」は、無料で利用できますから、さらにお得です。ユーザーは、インターネットの利用環境があれば、どこからでもアクセスできます。

興味のある方は、以下に説明がありますので、いましばらくお付き合いください。

「Zoho Invoice」を使用すると、どう効率化できるのか

  • オンラインで共有可能
  • 複数人数での利用可能
  • 管理が楽
  • PDFとしてエクスポートできる などのメリットがあります。

オンライン上で見積書や請求書を管理できますから、誰かがコンピュータを利用中だから情報を見ることができない、などのトラブルを防ぐことができます。

データは共有していますから、整合性が崩れることもありません。スムーズに複数人数で利用することが可能です。

オンライン上にデータがありますから、出先であってもインターネットを利用できる環境にあればアクセスすることができます。

ですから、客先で見積書に手を入れてメール送信を使って見積書を再提出する、などの作業が簡単にできます。ビジネスチャンスを逃しません。

PDFとしてエクスポートなどがワンクリックで簡単にできますから、作業効率も上がります。

会員登録の方法

「Zoho Invoice」を利用するには、会員登録が必要です。まずは会員登録しておきましょう。会員登録は無料です。

会員登録の画面へは、右側の「登録は無料です!」のメニューからいけます。

メールアドレス、パスワード、画像上の文字による認証など簡単な内容ですから、1分程度でできます。

「Zoho Invoice」を利用して見積書を作成する

実際に見積書を作ってみましょう。

STEP1 サインイン

まずはサインインをしてから「Zoho Invoice」を利用します。

STEP2 見積書の新規作成

「見積書」のメニューをクリックします。

右側に「新しい見積書」というメニューがありますので、そこをクリックします。

見積書の入力画面が立ち上がります。

STEP3 見積書の入力

顧客の選択をします。顧客が登録してあれば、プルダウンメニューから選ぶだけです。

「新しい顧客」をクリックすると、新しい顧客の登録を見積書の画面からおこなうこともできます。

日付はカレンダーから選んで入力できま。

商品の登録は、見積書の横にメニューがあります。

新しい商品の登録は、右側にあるメニューからおこなえます。

商品名や詳細、金額などを登録できます。

商品を登録しておけば、プルダウンメニューから選ぶだけで簡単に見積書を作ることができます。

プルダウンメニューの中から、「商品の追加」を選んで、見積書の側から商品情報を入れていくこともできます。

商品の記入欄が足りない場合は、商品の下のほうにある「商品欄の追加」をクリックすると追加されます。

備考や支払い条件などの欄も用意されています。

STEP4 保存 

見積書が出来上がったら、下のほうにある「保存」メニューで保存します。

STEP5 PDFでダウンロード

保存することで、印刷したり、メール送信したり、PDFとしてエクスポートしたりすることができます。

PDFでダウンロードするには、メニューの中から、PDFとしてエクスポートを選びます。

クリック一つでPDFのファイルが作成されます。「ファイルを保存する」を選択すればダウンロードできます。

ファイルの中身は、こんな感じになります。

利用料金について

利用料金については以下の通りです。

月5件以下の請求書・見積書なら無料で利用することができます。

無料版では、
- 発行できる請求書・見積書 月に5件まで
- 顧客数 無制限
- ユーザー数 2
- Zohoロゴありのメール送信のみ
という形で利用できます。

有料版は発行できる請求書・見積書に応じて、

  • スタンダード
  • プレミアム
  • エリート の、三種類があります。

有料版ではZohoロゴはメールに入りません。

スタンダード

年額21,600円

  • 発行できる請求書・見積書 月に150件まで
  • 顧客数 無制限
  • ユーザー数 3

    プレミアム

    年額36,000円

  • 発行できる請求書・見積書 月に500件まで

  • 顧客数 無制限

  • ユーザー数 4

    エリート

    年額50,400円

  • 発行できる請求書・見積書 月に1500件まで

  • 顧客数 無制限

  • ユーザー数 5

注:記事執筆現在2011/02/22時点での料金

追加ユーザーは1人当たり年額7,200円です。

有料版に切り替える方法

必要に応じて無料版から有料版に変更することができます。支払いは銀行振り込みです。米国本社から購入する場合はクレジットカードによる支払いが可能です。

購入については、ご購入に関するお問い合わせフォームより、お問い合わせください。

  • お問い合わせ ##おわりに 興味のある方は、まずは無料版を試してみてください。登録すれば、簡単に利用することができます。

気になる方はこちらをチェックしてみてくださいね。
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キャプチャ画像作成 by 著者