お前、数字がこぼれとるぞ

筆者が社会人になってまだ日の浅い頃。Excelを使用してデータを表にし、上司に報告した際に言われた一言です。

「数字がこぼれる」は、上司の方の独特な表現ですが、キャプチャのように、罫線が所々引けてない状態の事です。

誰だって怒られるのは嫌です。特に同じネタで怒られるのはもっと嫌だったので、筆者が実践していたチェック方法をご紹介します。

罫線を何故引き忘れるのか

そもそも、罫線を引き忘れている原因はなんでしょうか。うっかりミスもそうなのですが、筆者はExcelを開いた時にデフォルトで入っている薄い線にあると思います。

デフォルトで表示される薄い線

こいつはなかなか厄介で、画面で開いている時は線があるように見えますが、プリントした時には印刷されません。

しっかりと罫線を引いたつもりでいても、表を作る工程で行や列の挿入や削除を繰り返すと、知らない間に罫線が引けていない箇所が誕生してしまいます。

罫線の引き忘れをチェックする方法

では実際にチェックをしてみましょう。冒頭に紹介した表を例に挙げます。

キャプチャでは分かりづらいかも知れませんが、実際に引いた線と薄い線が混ざってよくわからなくなっています。行も列ももっと膨大な表ならなおさらです。

STEP1:紛らわしい枠線を消してしまおう!

  • メニューバーの「表示」をクリック

  • ツールバーの「枠線」のチェックを外す

これだけです!

STEP2:作った表を目視で確認する

いかがでしょうか。表示が実際に引いた線のみになりました。これでチェックしやすくなったと思います。あとは数字がこぼれそうな部分を修正していくだけです。

おわりに

このテクニック、罫線チェック以外にも、取引先にExcelデータを納品する場合など、ちょっとお洒落にデータを仕上げたい時とかにも有効です。

みなさんもExcelで素敵な表を作ってください!

(キャプチャby 著者)