はじめに

みなさん、Zohoというサービスはご存知でしょうか?無料で使える中小企業向けクラウドサービスです。

具体的には、顧客管理、請求情報管理、メール、プロジェクト管理、デスクトップ共有、スケジュール管理、採用管理、会計等、企業が必要な機能をWEB上で利用、管理でき、とても便利です!

私自身、事業を営んでいるわけではありませんが、仕事でいろいろなことを一元的に管理したいと思い、使い始めてみました。今回は、その中でも、Zoho Mailの始め方をご紹介します。

Zoho Mailのメリット

Zoho Mailは、2011年4月現在、無料で企業等が使えるZohoの27のクラウドサービスの中の1つです。

広告掲載一切なし

HotmailやYahooなど、無料のメールアドレス(フリーアドレス)を利用されたことがある方はお分かりになると思いますが、無料でサービスを提供する代わりに、メールの一番下に広告が入ることがほとんどです。

Zoho Mailは、無料で利用できますが、広告が一切入らないので、ビジネスに利用しても、問題がありません!

ストレージ容量は1GB

無料版のストレージ容量は1GB。毎日、何万通もメールが来る・・・なんて場合は、足りないかもしれませんが、1日数通のテキストメールのやり取りなどでしたら、そこそこ余裕を持って利用できるかもしれません。

オフライン機能が使える

たとえば、オフィスで仕事をしている人は常時、インターネットに接続されているかもしれませんが、営業などで外に出る場合、いつでもインターネットにつながっているとは限りません。

Zoho Mailは、オフラインでもメールの作成、閲覧ができますので、大切な内容もいつでも確認することができます。

迷惑メール対策

独自のアルゴリズムで、迷惑メールを自動的に迷惑メールフォルダに振り分けてくれます。

タブ機能

複数のメールをタブでいっぺんに開くことができます。いただいたメールを確認しながら返信をしたり、複数のメールを参照したい場合など、とても便利です。

テンプレート

何度も同じような内容のメールを書く場合は、テンプレートを作っておけば、簡単にその文面を挿入して、メールを作成することができ、メール作成の手間を省きます。

差出人一覧表示

来たメールの差出人をクリックすると、その相手から来たメールが一覧で表示されます。過去のメールを簡単に確認することができますので、やり取りのミスや漏れなどを防ぐことができます。

専用のメールアドレス取得

IDを取得すると、ID名@zoho.comというメールアドレスを取得できます。こちら以外に、自社のURLをお持ちであれば、「メールホスティングを有効にする」をクリックすることで、ID名@自分の会社名のアドレス取得可能です。

ご紹介したようなビジネスで使いやすい機能が満載です。

Zoho Mailに登録してみよう

STEP1: 画面右上のユーザー登録をクリック

STEP2:ユーザー名などを入力する

入力後、サインアップ(登録)をクリックする。

Google.Yahooにアカウントがある場合は、そちらでログインすることも可能です。

STEP3:メールアドレス認証画面になります

登録したアドレスにメールが送信され、そのメールのURLをクリックして、認証を行います。

STEP4:メーラー画面が立ち上がります

メールのURLをクリックし、認証されるとすぐにメーラー画面が立ち上がり、メールの作成、送受信ができるようになります!

受信トレイ、下書き、送信済みなどのフォルダ管理はもちろん、自分でフォルダを作ることもできます。

おわりに

WEBで色々なことが管理できればいいけれど、難しい登録や設定があると思うと億劫・・・そんな中小企業の方やクラウドサービスを利用したい方、クラウドって何?って方は、まずはメールから使ってみては。

こんなに簡単だったのか!とビックリすると思います。外出先からも会社のメールが確認することもできたりと、とても仕事の範囲が広がると思いますよ!

(キャプチャー by 著者)