はじめに

「Zoho Discussions」は、無料で始められるオンライン掲示板サービスです。

公開・非公開の設定が簡単にできるので、グループ内での意見交換や、お客様とのコミュニケーションを図るのに活用できます。

とても便利なサービスなのですが、使い方が分からなくて導入を躊躇しているかたもいらっしゃるかもしれません。

そこで、当記事では、Zoho Discussionsのはじめかたについて解説します。

登録方法

STEP1:ユーザー登録ページにアクセスする

「Zoho Discussions」のトップページの右下にある「登録無料」をクリックします。

STEP2:ユーザー情報を登録する

ユーザー情報登録画面です。登録するのは、ユーザー名・メールアドレス・パスワードのみなので、とても簡単です。

あとは画像認証を行い、規約等に同意する欄にチェックをいれて、一番下の「サインアップ」という青いボタンをクリックしましょう。

STEP3:メールによる認証を行う

登録したメールアドレス宛てに認証メールが届くので、認証手続き(メール本文中の所定の箇所を1クリックするだけ)を行います。

STEP4:ポータルの種類を選択する

ポータルの種類、つまり公開の掲示板にするのか非公開の掲示板にするのかを選択します。

顧客サポートに用いるのか、それとも、組織内での意見交換の場にするのかなど、目的に応じて選んでください。

STEP5:料金プランなどを選択する

料金プランを選択します。有料プランを選択しても、はじめの30日間は無料で試すことができます。

プランを選択したら、ポータルの名前とURLを設定し、もしサポートが必要であれば、連絡先の電話番号などを入力して、最後に「新しいポータルの作成」をクリックすれば、登録完了です。

はじめにしておきたい設定について

管理画面では、様々な設定を行うことができます。はじめての人は何から手を付けていいのか分からないかもしれません。

そこで、以下では、掲示板を活用するうえで、はじめにぜひ行っておきたい2つの設定について解説します。

POINT1:メンバーを追加する

まずは、掲示板を利用するメンバーを追加しましょう。

管理画面の左サイドバーに「ユーザー」という項目があるので、そのなかの「メンバー」を選択します。

メンバー設定のページの右上に「ユーザーを招待」というのが表示されるので、クリックします。

ユーザーの追加画面です。追加したいユーザーのメールアドレス(もし、Zohoのアカウントを持っていれば、ユーザー名でもOK)を入力して「招待」をクリックすれば、追加したいユーザーあてに招待メールが送信されます。

なお、この画面では、メールアドレス等をコンマで区切ることで、同時に複数のユーザーを招待することができます。

英語版のFAQページによれば、同時に100名まで招待できるそうです。

POINT2:フォーラムの設定をする

Zoho Discussionsでは、初期設定で「General」という名前のフォーラム(掲示板の「板」のようなもの)が用意されています。「General」を自分好みにアレンジしましょう。

管理画面の左サイドバーにある「フォーラム」という項目から「General」を選択します。

「General」というフォーラムの名前や説明を変更することができます。

上の画像と同じページにおいて、フォーラムの権限を設定することができます。

どの範囲でフォーラムを公開するかや、投稿の権限などを設定し、「変更の保存」をクリックします。「新しいトピック」とは、掲示板のスレッドのようなものです。

フォーラムの権限は、詳しく設定することができます。モデレーターというのは、「管理者」。つまり、最初にZoho Discussionsに登録して掲示板を開設したあなたのことです。

あなた以外のユーザーが、掲示板を閲覧するだけなのか(つまり「ROM専」ですね)、それとも投稿や編集にも関わっていくのかという設定を行います。

おわりに

いかがでしょう。Zoho Discussionsのはじめかたについてご理解いただけたでしょうか。

Zoho Discussionsは上で紹介した以外にもいろいろカスタマイズすることができますが、上で紹介した設定が完了したら、あとは実際に使ってみて、その魅力を体感していただければと思います。

(Photo by こつこつ)