はじめに

Zoho Projectsというプロジェクト管理のクラウドサービスがあります。

このサービスは、ビジネスで活用する人も多いのですが、趣味や遊びにも生かすことができます。

そこで、当記事では、「趣味のバンドでライブを開く」という事例をもとにして、Zoho Projectsの活用法について解説します。

なお、Zoho Projectsの登録や初期設定については、クラウドでプロジェクトの管理ができる!ZohoProjectsのはじめかたという記事をご参照ください。

STEP1:マイルストーンを登録する

マイルストーンとは?

「マイルストーン」とは、ビジネスの作業工程上に定められた目標もしくはチェックポイントのことを指します。プロジェクトにおける中間目標と捉えればいいでしょう。

マイルストーンを設定することは、プロジェクトの進行を管理するのに役立ち、Zoho Projectsでも「マイルストーン」の概念が採用されています。

今回は、ライブ開催という最終目標に向けて、本番までに数回の会場リハーサルを行うこととし、それをマイルストーンとして登録します。

マイルストーンの登録方法

Zoho Projectsにログインして、マイルストーンのタブの「マイルストーン」を選択すると、初期状態では「利用できるマイルストーンはありません」と表示されます。

その下の「最初のマイルストーンを作成してください」という文字をクリックします。

「第1回会場リハーサル」を最初のマイルストーンとして登録します。開始日は、今日の日付。終了日はリハーサル実施日を入力しています。また、プロジェクトのメンバーのなかから、担当者を1名選択します。

さらに、その下に「マイルストーンのフラグ」というものがあり、「内部」か「外部」かを選択するようになっています。フラグとは、閲覧できる人の範囲を決定するものです。詳しくは、こちらのページを参照してください。

最後に、「マイルストーンの追加」という青いボタンをクリックすれば、マイルストーンの登録完了です。

2つ目以降のマイルストーンを登録するには、マイルストーンのタブの「マイルストーン」を選択した状態で、右サイドバーに表示される「新規マイルストーン」をクリックすれば、登録画面が表示されます。

STEP2:タスクリストを登録する

第1回会場リハーサルを行うまでに、いろいろやらなければならないことがありますよね。たとえば「会場の予約」が挙げられます。そこで、「会場の予約」を第1回会場リハーサルに関連するタスクリストとして登録します。

タスクリストを登録するには、「マイルストーン」タブの「タスク」を選択します。何も登録していない状態だと、「有効なタスクリストはありません」と表示されるので、その下の「最初のタスクリストを作成してください」をクリックします。

タスクリストの登録画面です。タスクリスト名を入力し、関連するマイルストーンを選択して、「タスクリストの追加」をクリックします。

以後、タスクリスト(たとえば「ライブ開催の告知」など)を追加するには、「マイルストーン」タブの「タスク」を選択した状態で、右サイドバーに表示される「新規タスクリスト」をクリックしてください。

STEP3:タスクを追加する

「タスク」とは、「タスクリスト」をもっと細分化したものです。例えば、さきほど「会場予約」をタスクリストとして登録しましたが、会場を予約する前提として会場を選定したり、下見したりといったタスクが発生しますよね。

そこで、「会場予約」に属するタスクとして「会場選定」を登録します。

タスクリストの下に表示されている「タスクの追加」をクリックします。

タスクの追加画面です。フォームにタスクの内容を入力して、「タスクの保存」をクリックすれば、タスクが追加されます。

なお、ここでは「担当者」が「全員」となっていますが、特定のメンバーのみを担当者として選出することもできます。また、「メールで通知」の欄にチェックをいれると、タスクが担当者にメールで通知されるので便利です。

さきほどのタスク追加画面の右側の部分です。優先度や開始日、期限を設定することができます。

STEP4:タスクを完了する

完了したタスクは、左に表示される設定アイコンをクリックして、「完了する」
を選択すれば、「完了」扱いになります。

STEP5:進行状況を確認する

Zoho Projectsにログインして、プロジェクト名をクリックすると、そのプロジェクトに関するタスクの進捗状況や次のマイルストーンまでの期限が表示されるので、成果を確認しながらプロジェクトを進めることができます。

おわりに

Zoho Projectsでは、「マイルストーン>タスクリスト>タスク」という階層構造を利用して、計画的にプロジェクトを管理することができます。

今回は、「趣味のバンドでライブを開く」という事例を用いましたが、ほかにも「チームでスポーツ大会に出場する」「仲間うちでパーティーをひらく」など、さまざまなイベントに活用できそうです。

ビジネスだけでなく、ぜひ趣味や遊びにも、Zoho Projectsを役立ててくださいね。

(キャプチャ by 著者)