はじめに

Zoho Discussions」は、インターネット上で掲示板を利用できるサービスです。掲示板は「フォーラム」と呼ばれています。

掲示板を「非公開」の設定にすることで、社内掲示板として活用できます。

顧客サービスの一環としてではなく、あくまでも社内専用なので、非公開の意義もあります。時間を束縛せず、チャットをするように、円滑な意見交換が可能です。

Zoho Discussionsに登録する方法の詳細はこちらをご覧下さい・・・オンライン掲示板Zoho Discussionsのはじめかた | nanapi

社内掲示板のメリットってなに?

社内掲示板を利用すると、どんなメリットがあるでしょうか。なぜ、円滑な意見交換が可能になるのでしょうか。

すれ違いを防止しやすい

ひとつのメリットは、すれ違いの防止です。

電話が繋がらない時など、「留守番」や「伝言」に頼ると、『聞いてない』『伝えたはず』というトラブルが発生してしまいます。

社内掲示板があると、お互いの都合で確認・再確認が容易になります。

さかのぼって再確認できる

もうひとつのメリットは、テーマごとに「議論」をさかのぼって見れることです。

メールによる伝達は便利ですが、大量のメールを分類整理できていないと、さかのぼって再確認するのが困難になります。迷惑メールにされてしまわないかも気がかりです。

非公開の「掲示板」を利用すれば、顧客の声に左右されませんし、なによりも伝達漏れのトラブルがなくなります。

社内掲示板を作ってみよう

STEP1 Zohoにサインインして「マイポータル」を開く

Zohoの「マイポータル」を開きます。

「新しいポータルの作成」をクリックします。

STEP2 「新しいポータル」を作成する

「コミュニティーを簡単に作成できます」が表示されるので、ポータルの種類を選択します。社内掲示板は、右の「非公開コミュニティー」を選択します。

「フリー」を選択します。

「ポータル名」と「ポータルURL」を決定して、記入します。

「新しいポータルの作成」をクリックすれば、社内掲示板の完成です。

STEP3 メンバーを招待する

メンバーを招待します。「今すぐユーザーを招待」をクリックします。

新しいユーザーの招待では、1度に複数の招待が可能です。メールアドレスを入力し、コンマで区切り、メールアドレスを入力する、を繰り返します。

「招待」をクリックすれば、それぞれのメールアドレス宛に招待状が届きます。送られた相手が承認して、Zohoにサインインしてくれば、社内掲示板にアクセス可能になります。

誰を招待しているかは「メンバー/ユーザー」で確認できます。招待日も確認できます。

メンバーを追加したい時は、「新しいユーザーの招待」でも、右上の「+ユーザーを招待」からでも可能です。

STEP4 「非公開のコミュニティー」の表示を確認する

社内掲示板が完成したら、「非公開のコミュニティー」と表示されていることを確認しておきましょう。

「新しいトピック」を作ろう

「新しいトピック」をクリックします。「議論を開始してフィードバックを受けてください」と表示されます。

議論を開始する

議論を開始できます。タイトルを付けて、本文を記入して、「公開する」をクリックすれば完了です。フィードバックを待ちましょう。

質問する

質問をして答えを求めることができます。Q&Aです。タイトルを付けて、本文を記入して、「公開する」をクリックします。

ステータスの下に「同じ疑問を持っています」というように、表示が出ます。答えでなくても、疑問の追加としての返信も可能です。

アイデアを提案する

アイデアを提案します。公開して、賛同を得られれば、何人から賛同を得ました、という表示もされます。

トピックスのステータスの設定が可能です。「このアイデアを支持します」をクリックすれば、賛同できます。

問題を報告する

何か問題が発生した場合に、議論やお知らせとは別に、報告することができます。議論やアイデアと同じように記入します。

お知らせ

お知らせをします。ここでは「有効期限」の日数を指定できます。

「編集画面に戻る」をクリックすれば、内容を変更することが可能です。

トピックの一覧を表示させるには?

「最近のトピック」で、「すべてのフォーラム」を一覧表示できます。返信の有無と数の確認もできます。

おわりに

緊急ではないけれど確実に意見を募りたい、というときに社内掲示板があると便利だと思います。

オフィスで顔を合わせるメンバー同士であっても、インターネット環境があれば、掲示板を活用することで、より確実な伝達が可能になります。

伝達ミスや伝達漏れで困ったことがあるのなら、社内掲示板を導入することは、とても有意義と言えるのではないでしょうか。

(キャプチャPhoto by 著者)