Zoho Projectsをご存知ですか?Zoho Projectsとは、一つの集団でタスクやプロジェクトを共有できるシステムです。

はじめての方は[nanapi:26234]を御覧ください。

今回はある会社の社員、Aさんが数人の社員と共に「広告案を考えて、プレゼンするまで」の過程を追ってみようと思います。

準備

STEP1:プロジェクトを入力する

Zoho Projectsに登録するとすぐに、プロジェクトを入力する画面が出てきます。プロジェクト名とプロジェクトの内容を入力しましょう。

STEP2:メンバーを登録する

プロジェクトを共にするメンバーのメールアドレスを入力しましょう。これでメンバーとプロジェクトの情報が共有できます。

ここで登録したメンバーにもZoho Projectsのアカウントを取得してもらいましょう。
ここでメンバーを登録し間違えたり、登録漏れがあっても、後々になってからメンバー追加や消去が可能です。

これで基本的な操作は完了です。ここからは、プレゼンまでの流れにそってZoho projectsの活用法をお教えします!

メンバーの予定を合わせよう

STEP1:カレンダー登録

まずはメンバーの予定を共有しましょう。タスクの締切り日を登録していれば締切日を忘れることはないですね。またメンバー全員の予定が把握できるので、すぐに予定を合わせることができます。

「プレゼン当日」などをカレンダーに登録しておきましょう。

STEP2:ミーティング

カレンダーのメンバーの予定を元に、ミーティングの予定を登録しましょう。これはカレンダーにも反映され、またメンバー全員にメールが届く仕組みになっているので、連絡の抜け落ちが防げます。

STEP3:マイルストーンの登録

ミーティングの日にちが決まったらその日までの「目標」を決めて、マイルストーンにタスクを登録しましょう。マイルストーンとは目的を達成するためのいわば中間目標です。目標を細かく設定すると、達成しやすくなりますよ。

今回のプロジェクトでしたら、「広告のキャッチコピーを考える」「デザインを考える」などがマイルストーンとなりますね。

メンバーと情報を共有しよう

STEP1:プロジェクトWiki

前もって考えた案はプロジェクトwikiにUPしましょう。プロジェクトwikiでは、メンバーで文章やデータを共有できます。また、wordなどの文章もアップロード可能です。

前もってお互い考えた案をアップロードして、基礎知識を頭に入れた状態でミーティングが始められるので、スムーズに話し合いが進むでしょう。

STEP2:フォーラム

所謂掲示板のようなものです。フォーラムを作成すれば、活動中に出た質問事項やアイデア出しなど簡単にメンバーから意見を集めることができます。

STEP3:プロジェクトチャット

Zoho Projectsにはチャット機能も付いています。ミーティングするほどではないけど、ちょっと話し合いたい…と思ったときに、チャット機能を使いましょう。

おわりに

さあ、いよいよプレゼン当日です。Zoho Projectsを使って円滑にプロジェクトのミーティングができたので、無事にプレゼンを終えることができました!

いかがでしたか?このようにZoho Projectsには便利な機能が沢山あります。Zoho Projectsを使って円滑にプロジェクトを進めていきましょう!

(Photo by:足成)
(キャプチャ by 著者)