Zoho Creatorというクラウド型データベースがあります。

Zoho Creatorでは、自分でアプリを作成することもできますが、公開されているアプリをインストールして活用することもできます。

アプリには様々な種類のものがあり、なかにはフォームなどを使って飲み会の参加者管理ができるというユニークなものもあります。

そこで、当記事では、Zoho Creatorのアプリ「飲み会出欠」の使い方について解説します。

STEP1:アプリをインストールする

Zoho Creatorにログインした状態で、「飲み会出欠」のデモページにアクセスします。

画面右上の「自分のアカウントにインストール」をクリックすれば、インストールすることができます。

STEP2:アプリにアクセスする

インストールが完了すると、上のような表示がでるので、「このアプリケーションにアクセス」をクリックして、早速アプリにアクセスします。

なお、Zoho Creatorの管理画面のアプリケーション一覧で、アプリ名をクリックして、アクセスすることもできます。

STEP3:飲み会を登録

飲み会の開催が決まったら、さっそく登録しましょう。「飲み会出欠」にアクセスして、左サイドバーの「飲み会登録」をクリックします。

飲み会の登録画面です。飲み会名・日時・詳細を入力し、画面下の「Submit」をクリックすれば、登録完了です。なお、まだ開催前の飲み会の場合、左下の「完了」にはチェックをいれないでください。

STEP4:飲み会の告知をする

URLを知らせる方法

STEP3と同じ飲み会の登録画面で、「その他のアクション>パーマリンク」をクリックします。

初期設定では、Zoho等のアカウントにログインしなければ、出欠フォームにアクセスできない状態になっています。もし、ログインなしでアクセスできるようにしたい場合には、「こちらをクリック」をクリックします。

また、赤線で囲んだURLが、出欠確認フォームへのアクセスになります。飲み会の参加者に、メールなどでURLを告知しましょう。

さきほどのURLにアクセスすると、上のように飲み会出欠登録フォームが表示されます。名前・メールアドレス・出欠・コメントを入力し(コメントは任意。他は必須)、「送信」をクリックすると、管理者に情報が伝わります。

サイトに組み込む方法

出欠登録フォームをウェブサイトに組み込むこともできます。飲み会の登録画面で、「その他のアクション>」をクリックします。

すると、サイトに組み込むためのコードが表示されるので、コピーして任意のサイトに貼りつけてください。

STEP5:出欠を確認する

出欠の確認は、アプリにアクセスして左サイドバーの「飲み会出欠一覧」から行います。

上の画像のように、飲み会の出席者・欠席者が一覧表示されるので、出欠管理に便利です。

STEP6:出席者あてのメールを登録する

予め文面を登録しておいて、出席者にメールを一斉送信することもできます。まず、文面の登録は、アプリの左サイドバーの「メール内容登録」から行います。

メールの登録画面です。件名と内容を入力し、「Submit」をクリックすれば登録完了です。

STEP7:登録したメールを送信する

メールの送信は、アプリの左サイドバーの「メールの送信」から行います。

メールの送信画面で、まず飲み会を選択します。

すると、当該飲み会の出席者のメールアドレスが表示されます。チェックボックスにチェックをいれると送信対象になります。左下の「全選択」にチェックをいれると便利です。

次に、件名を選択します。

すると、当該件名の文面(STEP6で登録したもの)が自動的に挿入されます。フォームの右下あたりにある「Submit」を送信すれば、メールを一斉送信できます。

おわりに

「飲み会出欠」は、シンプルでとても使いやすいアプリです。飲み会幹事を任されたかたは、ぜひ同アプリを活用して、効率よく参加者管理を行いましょう。

(Photo by 足成
(キャプチャ by 筆者)