はじめに

インターネット上でのやりとり、といえば多くの人がメールを使っていると思います。

しかし、メールの弱点として、単に時系列にやりとりが並ぶだけで、イマイチ情報が整理できない、ということがあります。

そこで、サイボウズLiveというサービスを使って、情報を整理しつつ、やりとりができる方法を紹介します。

サイボウズLiveとは?

まず、サイボウズLiveとは何か?というところから説明したいと思います。

サイボウズLiveは、無料で使えるコラボレーションツールです。「コラボレーションツール」とは、会社や友人や家族など複数のグループでのやりとりを管理し、やりとりをスムーズにするための、Webサービスを指します。

そもそも「サイボウズ」では、コラボレーションツールを企業向けに提供していましたが、それを個人単位でも無料で使えるようにし、より気軽に利用できるようになったのが「サイボウズLive」なのです。

何ができるの?

では、サイボウズLiveではいったい何ができるのでしょうか?

主な機能としては以下のものがあります。

  • やりとりをしたいメンバーを招待して一つのコミュニティの場を作れる
  • イベント機能を使って、スケジュール管理ができる
  • ToDoリストを使ってタスクの管理ができる
  • 掲示板を使って参加者とやりとりができる
  • 「共有フォルダ」を使って、ファイルを参加者同士で共有できる

一つずつ、簡単に見ていきましょう。

やりとりをしたいメンバーを招待できる

サイボウズLiveでは、まず、管理者がグループを作ります。

そして、できたグループに、「メンバー」と呼ばれる友達や知人・ビジネス相手を招待する、という流れになっています。

このように、一つのサークルや、プロジェクト、家族など、様々な単位でグループを作り、そこでやりとりができる、という形になっています。

このグループの中で、様々なコミュニケーションができるのです。

ToDoリストを使ってタスクの管理ができる

ToDoリスト、いわゆる「やるべきことのリスト」を簡単に設定することもできます。

こんな感じで、担当者を決めて投稿できます。自分のToDoだけじゃなくて、人のものも設定できるため、複数人で動かすプロジェクトなどに便利ですね。

イベント機能を使って、スケジュール管理ができる

サイボウズLiveにはイベント機能というものがあります。

このイベント機能を使うと、メンバー同士のイベントのやりとりができます。スケジュールみたいなものですね。
 

こんな感じで簡単にイベントを追加することができます。
 
 

ToDoリストに登録したタスクはカレンダーにも表示されます。
 

設定したToDoやイベントが相互に反映し、漏れなくやりとりを進められることがサイボウズLiveの大きな魅力の一つです。

掲示板を使って参加者とやりとりができる

掲示板機能というものがあります。自由に発言してやりとりすることができます。

もちろん、グループの中の人たちしかみれないので、安心して、深い話までできます。トピックスごとに分けてみれるので、メールのように複雑化していきません。

「共有フォルダ」を使って、ファイルを参加者同士で共有

ファイルを共有したいときってありますよね。たとえば、企画書をみんなで共有したり、旅行の写真をあげたり、など。

サイボウズLiveでは共有フォルダというところで、ファイルの共有ができます。

メールで送ってしまうと「あれ?あの資料どこにいったっけ・・・?」ということがおこってしまうので、こういうところで一元管理できると便利ですね。

このような形で、WordやExcelのファイルだとその表示になり、写真だとサムネイルが表示されます。

グループの複数管理も可能

サイボウズLiveでは、複数のグループを持つことで、別々の案件やプロジェクトも簡単に管理できます。

そして、それを、自分のアカウントのTOPページでチェック・管理ができるようになっています。グループの枠を飛び越えた、統一の場になっているということですね。

TOPページ

TOPページはこんな形になります。すべてのグループが表示され、更新情報などがチェックできます。

グループ一覧

グループ一覧のところには更新があれば、数字がでます。また、ここを新着表示にすることもできます。

統一スケジュール

スケジュールやタスクなど、日にちと関連する箇所についてもすべてまとめて見ることができるので、全部をいちいちチェックしなくても、重要な事柄はわかります。

グループが増えてきた時でも、重要な事柄がわかるので、漏れがなくなります。

おわりに

というわけで、ざっとみてきましたが、いかがでしょうか?

サイボウズLiveは、家庭や仕事、サークルなど様々なところで活用できます。それぞれの活用方法については以下の関連記事に書いてあるので、是非ともご覧下さい。