はじめに

「サイボウズLive」はサービスインとともに使い始めているのですが、これまででもっとも役に立ったのが、同窓会幹事たちへの連絡でした。

ここではその時の使い方をご紹介します。

ポイント

同窓会自体は過去の卒業生全員が対象なるため数百名もの同窓生が集まる大規模なイベントです。その年は、我々の卒業年度が幹事でした。主幹事が12名、その他お手伝いしてくれるメンバーが5名で計17名。

職種はばらばらでインターネットやPCを使いこなせないメンバーが結構いるため、情報共有をどうするかが問題でした。

実は、私が幹事になる前に、他のメンバーがteacupという無料掲示板サイトに「◯◯校同窓会」という掲示板を立てていました。ところが、アクセス制限もない上に、見つけた同窓生の個人情報をそのまま書いていたのです。

悪気はないのでしょうが、そこに現在の会社名やメールアドレスまで書いていたため、まずは代替手段を見つける必要がありました。

そこで、クローズドの掲示板システムを探そうと思っていたのですが、なにぶんPCが使えないメンバーもいたため、携帯電話からもアクセスできることが条件でした。

そのような状況を聞き、複数の候補の中から選定したのが、サイボウズLiveでした。サイボウズLiveでは、クローズドの掲示板もありますし、制限はありますが携帯電話からのアクセスも可能です。

掲示板

まず、掲示板の問題はすぐに解決できました。サイボウズLiveにはグループ専用の掲示板があるので、第三者に個人情報が垂れ流しになる危険性を回避できました。

また、teacup使用時は掲示板に新しく追記があっても、担当者が見てないこともあったのですが、サイボウズLiveの掲示板では登録したメールアドレスに通知が行くため、見落としがなくなりました。

イベント

サイボウズLiveではイベントをカレンダー形式で表示できるので、打ち合わせ日の通知や各種手配の締切り情報の共有等スケジュールの把握に利用しました。

ToDoリスト

同窓会といってもかなり大規模であるため、やるべきことが多く、それらは担当を割り振り、全体の進捗も把握する必要がありました。

そこで便利だったのがToDoリストでした。これは担当者を指定することができるので、誰が何を担当しているかが一目瞭然でした。

おわりに

実際には、利用開始前に一度勉強会を開催しました。
結果的にこれは正解でした。サイボウズLiveはすごく簡単に使えるのですが、さすがにITに疎い方にはつらいようでした。

最初の勉強会で最低限使う機能については、全員がある程度使えるように徹底的に教えました。その後は、使い方に関する質問専用の掲示板にわからないことを書いてもらい、私が回答する方式を取り、それでもわからないときは定例会で教えました。

超がつくほどの初心者もいましたが、使う機能だけに絞り込むことで、なんとかなるものです。

苦手だからと言わずに、便利なツールは使いこなしましょう。