はじめに

最近、結婚式の2次会の幹事をやりました。
そのときに使った「サイボウズLive」というwebサービスがとても便利だったので紹介します!

友達に声をかけたけど、話し合う時間も場所もない・・

「結婚式の2次会の幹事、お願いできないかな?」

仲良しの友達から結婚の報告をもらったとき。
とても嬉しくて、ふたつ返事でOKしました。

しかし、幹事をひきうけたはいいものの、友人はみんな忙しい社会人。みんなをまとめて企画をするというのはなかなか大変です。

・集まる[時間] がない
  休みがバラバラなので皆が揃って話し合う機会がもてません。

・集まる[場所] がない
  それぞれ住んでいる場所が離れていて、
  集まるにしても交通費が負担になってしまいます。

どうしたものかと考えた末、「サイボウズLive」という無料のWebサービスを使うことにしました。

サイボウズLiveの活用を開始!

サイボウズLiveは

・掲示板でのディスカッション
 ・ToDoの管理
 ・スケジュール登録
 ・データの共有
 
ができる便利なツールです。

二ヶ月ほどの企画プロジェクトでしたが、使い方がわかりやすいので、みんなすぐに慣れてくれました。
サイボウズLiveを使って、みんなの負担を増やさずに進められましたし、もちろん幹事のわたしも大助かりでした。

それでは早速、サイボウズLiveの活用方法をご紹介します!

サイボウズLiveの活用方法

STEP1 グループをつくりましょう

まずは、サイボウズLiveのグループをつくり、友達をグループに招待します。

サイボウズLiveは携帯からも見ることができるのでパソコンやネットの環境がないという人も招待できます。

STEP2 掲示板を使ってみんなの意見を集めましょう

掲示板は、みんなでざっくばらんに意見をだしあうのに使えます。
「会場選び」「招待する人」「出し物案」「ビンゴの景品」など、話し合いたい話題ごとに掲示板のトピックを作って意見を集めましょう。

このとき、動画や画像を貼りつけたり、参考になるホームページのURLを貼りつけるのがお勧めです!

例えば、ビンゴの景品を選ぶとき、画像を貼りつけたらどんなものか一目でわかります。出し物案についても、Youtubeで「結婚式 余興」で検索してURLを貼り付ければ、みんなでイメージが共有できます。

STEP3 やるべきことをリストアップして確認しましょう。

結婚式間近になって、「花束の予約忘れてた!」なんてことはよくあるトラブルです。そんなことが起きないように、やらなければならないことは、ToDoリストにまとめておきましょう。

ToDoリストは、みんなが見ることができ、メンバー全員で進捗を確認できます。担当者も決められるので適宜仕事を割り振りましょう

期限付きのToDoは、カレンダーに表示されます。何をいつまでにやらなければいけないかが一目でわかるのでとても助かります。
スケジュールと役割分担をエクセルの表にまとめるのって、意外と面倒ですよね。サイボウズLiveは思いついたままに登録していけば自動でまとめてくれるので、とても便利です。

STEP4 活動報告をしましょう

ミーティングで決まったことや、購入したビンゴの景品、ダンスの練習風景など、活動した内容を掲示版に書きこみましょう。

このとき、

・決定事項
 ・重要なお知らせ

を掲示板のトップに書きこむのがポイントです。
(この部分は書きかえられます。)

「ここだけは必ずチェックしておいてー!」といっておくと連絡ミスがぐっと減ります。

電話やメールのやりとりだと、一部の人たちの間だけで話が進んでしまったり、全体に情報がいきわたらないことがあります。サイボウズLiveで会話をすることで、情報をひとつに集めましょう。

STEP5 いよいよ結婚式当日!最終チェックも抜かりなく。

事前に結婚式の予定をスケジュールに登録しましょう。
式場の住所や電話番号、地図のURLを貼っておくと安心です。
うっかり道に迷った!という人がいても、携帯から確認できます。
当日は、携帯からToDoリストをチェック。

STEP6 結婚式がおわったら

無事に結婚式がおわったら、幸せなふたりの写真や動画をアップしましょう。サイボウズLiveが、みんなの思い出のアルバムになります。
最後に、新郎新婦をグループに招待するのもいいですね

共有フォルダはスライドショーで画像を見ることもできるので、想い出を振り返るのにぴったりです。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

私の年代は結婚ラッシュで、今後も二次会幹事を頼まれることが多そうなのですが、今回のやり取りを参考に、二回目以降はもっと効率的に準備できるかなと思っています。

また、サイボウズLiveにでたアイディアの中には惜しくも実現できなかったものもたくさんあり、余興のネタに困った時は、グループの掲示板を読み返せば、なんとかなりそうです。

サイボウズLiveを利用すると、結婚式の余興の準備を簡単に、楽しくできます。みなさんもぜひ活用してみてください^^