はじめに

Evernote(エバーノート)は超絶便利です。そして、Evernoteの活用術で仕事がはかどりまくる使い方ランキングベスト1は「名刺管理」です。個人的に。

なのですが、名刺をEvernoteに入れるというのは超オススメであるのですが、名刺を入れるには、スキャンをする必要があります。

そこで、スキャンを含め、名刺をEvernoteで管理する方法を紹介します。

本記事では「ScanSnap」というスキャナーと、「ターボスキャン」というiphoneアプリを使用しています。

Evernoteで名刺管理が便利な理由

Evernoteで名刺管理が便利な理由は2つあります。

  • OCR機能があるため、特に設定なしで検索できる
  • 付属の情報をあとから自由に入れられるので整理しやすい

一つ目はどういうことでしょうか。

まずOCRとは、画像からテキストを読み込んで、検索できたりする機能のことです。Evernoteにはこの機能が最初から標準されているので、名刺を画像やPDFで入れておけば、特に設定なしに検索することができます。

たとえば「nanapi株式会社の古川さん」という場合は「nanapi」で検索すると名刺を取り出すことができるのです。

このようになかなかの精度です。

といいつつ、日本語の認識が甘いので日本語検索は期待できません。しかし名刺だと、だいたいメールアドレスなどで、名前がローマ字で書いてあるので「furukawa」とかで検索すれば問題なかったりします。

二つ目は、一つ目のOCRを補うために、追加の情報を入れることがしやすいということです。

タグやテキストに、情報を入れていればあとから検索することがとても容易になります。またノートブックを使って細かく整理してもいいかもしれません。自分が面倒でない範囲でやるといいでしょう。

ScanSnapでスキャン編

最初にするのはスキャンです。まずはScanSnapを使うパターンです。

STEP1

ScanSnapのドライバをインストールしていれば、Windowsなら右下にインジゲーターが出ます。

それを右クリックして、出てくるメニューで、「eスキャンモード」をチェックし、そして「e-スキャンの設定」を押します。

STEP2

詳細を押します。そしてまず「アプリ選択」を押します。

ここでは、スキャンした時に開くアプリを選択することができます。ここにEvernoteを追加します。「追加と削除」を押して、Evernoteを選択してください。

STEP3

次に見るタブは「ファイル形式」です。Evernoteの有料版の人はPDFがオススメです。PDFだと名刺の表も裏も合わせて1ファイルにできます。

有料でない方はjpgでも問題ありません。その場合は、カラーモードを「カラー」もしくは「グレー」にする必要があります。

PDFの方は「オプション」を押して、「設定ページごとにPDFファイルを作ります」を選択して、2ページにします。

なぜこれをするかというと、一つのノートで名刺の表と裏をまとめるためです。jpgの人はどうしても別のノートになってしまうので注意してください。

STEP4

次は「読み取りモード」タブを押して、オプションを押します。

そこで

「白紙ページを自動的に削除します」のチェックをはずします。

STEP5

これでだいたい設定は終わりです。

パソコンのインジゲーターで、右クリックを押しe-スキャン(パソコンからスキャンすること)で「両面読み取り」を押してください。

STEP6

こんな感じで読み込まれます。

iPhoneでのスキャン

iPhoneでは、スキャン系ソフトを使います。いろいろありますが、個人的には「ターボスキャン」が好きです。

App Store - ターボスキャン [ レシート、書類、ホワイトボードに最適な有能スキャナー ]

アプリを起動させて、写真に撮るだけで・・・

このように範囲を決めてくれて

キレイにスキャンすることができます。数枚の場合は、これでも問題ありません。

すぐにメールも送れるので便利です。

というわけで

Evernoteで名刺管理をする「スキャン編」を紹介しました。

実際、名刺は入れてEvernoteに入れているだけで、だいたいのことは解決します。

スキャナを持っている人は是非ともお試しください!