Googleドキュメントは簡単に言うと、インターネット上で使える、無料のワープロや表計算ツールです。

ワープロソフトや表計算ソフトで有名なのは「Word」とか「Excel」です。これらを総合して「Office」という製品で呼ばれたりしています。今、Googleドキュメントでは「無料でインターネット上で使えるOffice」として支持を得ています。

個人的には、すでにOfficeよりもGoogleドキュメントを使うシーンが増えてきました。そこでGoogleドキュメントを使ったほうがいいよ!というシーンを紹介します。

前提

前提として、Googleドキュメントのメリットは以下にあげられると思います。

  • 複数人で操作できる(リアルタイム可)
  • インストールされていなくても見られる
  • どのパソコンから見ても同じデータが見られる

インターネットを通じて出来るということで、メリットは計り知れません。弱点だった、動作の遅さですが改良が続いており、今ではかなり快適になっています。

そこで、こういうシーンで僕個人が使っているよ、というのを紹介します。

シーン1:課題管理

僕は、Excelで課題管理表というのをよく作っていました。課題管理表とは、今しなければいけない仕事などを表にまとめて可視化することです。

しかし、これは今ではGoogleドキュメントが中心になっています。

Googleドキュメントを使う理由としては、

  • 社内に簡単に共有ができる
  • 他の人が追記や編集ができる

のです。チャットで話しながらリアルタイムに作成したり、10人くらいで同じ課題を管理するのに便利です。

しかも便利なのはそれだけじゃありません。Googleドキュメントには「フォーム」という、Excelにはない超絶に便利な機能があるのです。

ツールからフォームを作成すると、他の人が記入する用の記入欄を作ることができます。

他の人に情報を入れる際にはここから入れてもらうことができます。便利!

シーン2:文章作成

人に文書を見てもらいたい、という時も、Googleドキュメントを使っています。何か提出するための書類とかはGoogleドキュメントで確認してもらっています。

Googleドキュメントの共有設定はいろいろと細かくてきて

社内だけに公開したり、リンクを知っている人だけに共有したりすることができるのです。

チャットでさらりと共有して確認してもらえるので非常に便利です。

シーン3:複数のファイルを共有したい

Office系のファイルが複数あったときに、普通だったら、圧縮してメールで送る、などをすると思います。

しかし、Googleドキュメントだと「コレクション」という、フォルダのようなものが作れ、そのコレクションの中身すべてを共有するということができます。

プロジェクトのファイルを一気に共有したりできるので、とても便利です。外の会社とのやり取りの時などもいいですね。

というわけで

僕の使っているシーンを紹介してみました。

あなたの使い方を以下から投稿できます。是非とも教えてください!

Googleドキュメントのみんなの使い方 - nanapi Web