はじめに

ビジネスシーンでは必須となったメールでのやりとり、一日に何十通とくるメールを次から次へと処理するのは結構至難のワザです。

そんなメールでのやりとりで、返信忘れや対応漏れを少なくするちょっとしたテクニックを紹介いたします。

メインメーラーをGmailに

Googleの提供する無料メールアカウントサービス 「Gmail」を使います。

一般的なメーラーでは、新規メールはまず「受信トレイ」のようなフォルダに振り分けられ、必要に応じてトピックごとのフォルダを作成して管理している方が多いかと思います。

Gmailでは、この受信トレイに相当するフォルダの他に「すべてのメール」というフォルダが別に設定されています。このフォルダにはゴミ箱に入れたメール以外の全てのメールが保存されています。

処理メールはアーカイブするべし!

肝心のテクニックは、非常に単純です。返信したメールや対応済のメール、あるいは処理不要のメールをバンバンアーカイブしていくだけです。

受信トレイにあるメールのビュー画面か、一覧画面でチェックを付けた状態で上の方にある「アーカイブボタン」を押すと、「受信トレイ」から選択したメールが消えます。

すると、必然的に受信トレイには未処理のメールだけがたまっていきます。勝手にToDoリストがつくられてしまうというわけです。

「すべてのメール」にはアーカイブしたメールも残っています。

おわりに

Gmailの受信トレイは、自宅の郵便受けというイメージです。郵便受けにメールが入ったままになっていたら、気持ち悪いですよね。

そのような心理も手伝って、「受信トレイのメール=ToDo」を積極的に処理しようという意識が働きますので、さらなる仕事の効率アップが期待できるのではないでしょうか。ぜひ、お試しください。

(image by 足成)
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