はじめに

某ベンチャー企業の人事担当者です。
現在、新卒採用の業務を担当しており、人事部と内定者との連絡のやりとりを任されています。

このレシピでは、内定者と人事担当との連絡手段として「サイボウズLive」という無料のWebサービスを使う方法をご紹介します。

以前は内定者との連絡手段はメールを使っていました。しかし、内定者1人1人とのメールのやりとりを1人の担当だけでカバーするのは大変ですし、担当をわけると情報の行き違いで混乱してしまうこともありました。

そのため、内定者との情報共有を効率的に行う方法を検討した結果、サイボウズLiveを導入しました。

連絡を個別メールではなく、掲示板で共有する

これまで、内定式、入社式などといった内定者への連絡は全てメールで送っていましたが、これをサイボウズLiveの掲示板でのお知らせに変えました。

掲示板の便利なところは、全員が常に同じ情報を参照できるところです。また、アップデートが手軽で確実ですし、掲示板に書き込みがあった場合にはメールで通知があるので安心です。

例えばメールの場合ですと、当日の持ち物など新たに追加される情報が増えた場合には、新たにメールを作成する手間がありますが、サイボウズLiveの場合は

・本文の一部を変更
・コメント欄に、「変更したのでチェックをお願いします」と書き込む

これだけでOKです。
メールのように形式的な文章がいらないのでスムーズです。

質問なども掲示板にかいてもらうようにすると、質問者以外の内定者にも共有できるのも良いです。

掲示板の利用で、日程調整がスムーズに。

内定者懇親会などの日程調整は、掲示板を使うと便利です。
1つ1つメールをチェックする手間が省けます。

共同編集の機能を使って、予定の都合を○×△で書いてもらいました。一覧になっていて視覚的に見やすく、集計の手間がいらないのでとても便利です。
1通1通メールを開いてチェックする煩わしさから解放されました。

これは私なりの工夫ですが、表を作るのも手間なので、ぜひ機能として搭載してほしいです。

会社のことを知ってもらう

もう1つ、お勧めなのが、「人事部通信」です。
これは、会社のイベントや社内のできごとを内定者に伝える目的でつくった掲示板です。写真を載せたり、ちょっとした会社の日常を伝えることで、内定者に会社の雰囲気を感じてもらうことができます。
これも、メールではできなかった試みです。サイボウズLiveだと写真もアップしやすく便利です。

文章を書く際には、内定者が気軽にコメントしてくれるような雰囲気づくりを心がけましょう(顔文字や記号☆、!の使用など)

個人的な連絡はメッセージ機能を使う

掲示板はグループみんなで会話を共有するのには便利な機能ですが、グループ全体にみえてしまうので、個人的な相談ごとはしづらいです。そんなときは、メッセージ機能を使います。

メッセージ機能を使うと、個人⇔個人でコメントのやりとりができます。
内定者1人につき1つのメッセージをつくり、交通費のことなど個人的な連絡はそこでするようにしました。

メッセージにはファイルを添付することができ、書類の受け渡しも便利です。

ネット上でのコミュニケーションでは伝わりきらないこと、フォローしきれない面もあります。電話連絡や顔を合わせるコミュニケーションも大切にしましょう。

内定者同士のコミュニケーションも活発に!

当初、業務の効率化を目的として導入したサイボウズでしたが、意外な効果もありました。

掲示板はグループの誰でも作れるのですが、内定者の1人が「なんでも掲示板」という雑談スペースを作ってくれました。

入社するまでは、内定者同士が直接会って話す機会はあまりないのが現状ですが、掲示板上でのコメントやメッセージのやりとりによって内定者同士の仲が深まったようです。

また、サイボウズLive上で勉強会も開かれました。これも、内定者とが自主的につくった掲示板で、自社製品についてなど興味のあることをそれぞれ勉強して情報交換をしていました。

サイボウズLiveは内定者からの評判もよく、「メールよりも気軽にコメントできる」「短い文章でいいので書きやすい」「入社前に同期と仲良くなれてよかった」という声がありました。

人事担当としても、掲示板での普段1対1のメールの中ではみられない一面が見えるなど、内定者の人柄が感じられてよかったです。

リアルのコミュニケーションでもそうですが、ネット上での発言の頻度にも個人差があります。発言していない人に注意を払うことも忘れずに。

最後に

結果として、サイボウズLiveを使うことで

 ・メールでの煩雑な作業がなくなり、業務が効率化した
 ・内定者との距離感が縮まり、打ち解けた雰囲気になった

という効果が得られました。

サイボウズLiveは、業務効率の向上と内定者との親睦を深めること、両方を手軽に実現できます。この方法を参考に、サイボウズLiveを日々の業務改善に役立ててみてください。