Excelでは、表のデータ数が多くなると、入力ミスや読み合わせの間違いが起こり易くなります。これは、表が見難くなり、段を間違えることが1つの原因です。

そこで、1行おきに色を付けると、表が見易くなり、間違いを減らすことが出来ます。

「Windows 7」と「Excel 2010」を使って、その方法を紹介します。

1行おきに色を付ける手順

1行ずつ色を付けると、行の挿入や削除を行った時、ずれてしまいます。そこで「条件付き書式」を使います。

「条件付き書式」とは、条件に基づき、特定のセルや値を強調したり、データを視覚的に表すことが出来る機能です。この機能を使うと、行の挿入や削除が行われても、1行おきの設定を自動で維持出来ます。

下の表に、「条件付き書式」を使って、1行おきに色を付けます。

STEP1

「条件付き書式」を設定したい範囲を選択します。

STEP2

「ホーム」タブの「条件付き書式」をクリックします。


「新しいルール」をクリックします。

STEP3

「新しい書式ルール」ダイアログボックスが表示されます。

「ルールの種類」の「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。

STEP4

「ルールの内容」の数式欄に、「=MOD(ROW(A1),2)=1」と入力します。
CHECK:数式の説明は後述します。

STEP5

「書式」ボタンをクリックします。

STEP6

「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されます。

「塗りつぶし」タブをクリックし、好みの背景色を選び、「OK」ボタンをクリックします。

STEP7

「新しい書式ルール」ダイアログボックスに戻るので、「OK」ボタンをクリックします。

設定完了

1行おきに色が付きます。

「条件付き書式」の確認

行を削除してもずれないか

試しに「いちご」の行を削除します。

ずれることなく、1行おきに色が付いています。

行を挿入してもずれないか

「パイナップル」と「桃」の行の間に、新しい行を挿入します。

ずれることなく、1行おきに色が付いています。

数式の説明

「=MOD(ROW(A1),2)=1」の説明をします。

MOD(数値,除数)

数値を除数で割ったときの剰余を返します。

例えば、MOD(3,2)は3÷2の余りなので、1を返します。

ROW(範囲)

引数として指定された範囲の行番号を返します。

例えば、ROW(B3)はB3が3行目なので、3を返します。

また、引数を省略すると、ROW 関数が入力されているセルの行番号が返されます。

例えば、C4に「=ROW()」と入力すると、C4は4行目なので、4と表示されます。

「=MOD(ROW(A1),2)=1」の意味

行番号を2で割った余りが1の時(行番号が奇数の時)という意味になります。

なぜ数式の中でA1を指定するのか

範囲選択して「条件付き書式」を設定する場合、セル参照は、一番左上を基準にして、相対参照で各セルに設定されるからです。

よって、「条件付き書式」を設定する範囲内の、一番左上のセルであるA1を指定します。

ROW関数は、引数を省略することで、ROW関数が入力されているセルの行番号を返すので、「=MOD(ROW(),2)=1」という書き方も可能です。

色付けで表を見やすく

1行おきに色を付けるだけで、表が大分見易くなります。皆さんも試してみてください。

(キャプチャ by 著者)