Excelは、表やグラフを作成する表計算ソフトです。追求していくとシステマチックなものまで作ることができる、とっても奥が深いソフトです。

とはいえ、まずは基本を押さえてから、どんどん知識を深めていきましょう!!

今回は、初心者の方にオススメの簡単な表作成をしながらExcelの基本的な機能をご紹介したいと思います。

使用したバージョン

Excel2007

Excelの画面について

まずはExcel画面について説明します。

  • アルファベットで【A、B、C…】と表示されているのが列番号です。
  • 数字で【1、2、3…】と表示されているのが行番号です。
  • この列と行が交差する一つ一つのマス目のことをセルといいます。
  • 文字入力可能なセルは黒い太枠で囲まれて表示されています。これをアクティブセルといいます。
  • セルには名前があり、列番号→行番号の順でつなぎ合わせます。上図のアクティブセルは【B3】となります。
  • この名前のことをセル番地と呼び、現在のアクティブセルのセル番地がA列の上に表示されています。
一つ一つのセルに文字や数値を入力し、表を作成していきます。

文字入力の準備

Excelは、起動時に文字入力のモードが直接入力となっています。これを日本語入力可能な状態に変更します。

キーボードの【半角/全角】を押すか、MicrosofrIME表示を直接クリックして【ひらがな】を選択するか、いずれかの方法で日本語入力可能となります。

文字の入力

上図のように、B2セルから順に文字を入力してください。

日本語入力の状態では、『文字の確定』でエンター(Enter)を押し、さらにEnterを押すと『セル内容の確定』となり、一つ下のセルへ移動していきます。

同様に、I3とI4にも文字を入力しておきます。

連続データの入力

【4月、5月、6月…】と一つずつ入力しなくても、最初の【4月】だけを入力し、連続データとして簡単に入力することができます。

STEP1:はじめのセルに入力

C4に『4月』と入力します。

STEP2:セルの右下をドラッグ

アクティブセルの右下角にマウスポインタを合わせると上図のような形状(黒い十字)に変わるので、H4までドラッグします。

5月から9月までが連続データとして入力されました。

数値の入力

予め、入力モードを直接入力に戻しておきます。

日本語入力の状態では、Enterを2回押さなければなりませんが、直接入力の場合は『セル内容の確定』だけになるのでキータッチが少なくなり、入力速度を上げることができます。

STEP1:入力範囲を指定

数値を入力する範囲C5~H9をドラッグします。

STEP2:通常通り入力

通常、Enterでは上から下へと移動していきますが、範囲を指定することで、その範囲内を上図のように移動していくので、効率よく入力していくことができます。

ドラッグしている状態で矢印キーを押すとドラッグが解除されてしまいます。ドラッグ範囲の移動に矢印キーは使用できませんのでご注意を!

入力の訂正(数値の入力)

入力後に間違えに気がついた場合の訂正方法です。

一つ上のセルにアクティブセルを移動したい場合、シフト(Shift)キーを押しながらEnterを押すと先ほどと逆方向へアクティブセルが移動します。

STEP1:[F2]を押す

ファンクションキー【F2】を押します。

STEP2:修正

編集モードになりますので、正しい数値を入力し直してEnterで確定します。

合計の計算(オートSUM)

本来であれば一つずつ足し算をして合計を求めますが、Excelでは関数を使用して簡単に合計を求めることができます。

特に『合計を求める』という操作は頻繁に使われるものなので、関数の中でも最も簡単に使えるようになっており、縦計、横計をいっぺんに計算することができます。

STEP1:合計を求めたい範囲を指定

合計を求める数値の入力されている範囲と、合計を表示させたい範囲の両方を含めてドラッグします。

STEP2:オートSUMをクリック

【ホーム】メニューの右上にある【ΣオートSUM】ボタンをクリックします。

このように、簡単に求めることができました。

罫線を引く

Excelの画面上で縦横に線が入っていますが、これはグリッド線といい、表を作成する時の目安となる枠線です。

あくまでも目安ですので、この線は印刷されません。以下の方法で罫線を引き、表を仕上げていきます。

STEP1:対象範囲を指定

対象の範囲(B4~I10)をドラッグします。

STEP2:[罫線]をクリック

【ホーム】メニューの【罫線】の▼ボタンをクリックし、一覧の中から使用したい線を選んでクリックします。

格子、外枠太罫線、下二重罫線を使って、このようになりました。

罫線を引く(一覧に使いたい罫線がない場合)

一覧の中に使用したい罫線がない場合、別の方法で引くことができます。

STEP1:[その他の罫線]を選択

線を引きたい範囲(I4~I10)をドラッグしておき、先ほどの罫線一覧から【その他の罫線】を選びます。

STEP2:使用したい線を選択

線のスタイルを一覧から選び、中央の表示を直接クリックして線を入れ替え、OKをクリックして実行します。

このように罫線が引けました。

表示形式の変更

ほぼ完成しましたが、数字が何だか読みにくくありませんか?これを3桁ごとにカンマ(,)を付けて読みやすく変更します。

STEP1:対象範囲を指定

数値の入っている範囲(C5~I10)をドラッグします。

STEP2:[桁区切りスタイル]をクリック

【ホーム】メニューの【桁区切りスタイル】をクリックします。

このように、3桁ごとにカンマで区切られたので、数字が読みやすくなりました。

表題を整える

B2セルの表題の文字を大きく目立つように変更し、バランスよく配置します。

STEP1:字体を選択

B2セルをクリックし、【ホーム】メニューの【太字】【斜体】【フォントサイズ】をそれぞれクリックして設定します。

このようになりました。

STEP2:[セルを結合して中央揃え]をクリック

表題を下の表に対して真ん中に配置したいので、同じ幅だけドラッグし、【ホーム】メニューの【セルを結合して中央揃え】をクリックします。

完成!

これで完成です。

必要に応じて、保存も忘れずに!

目指せ!Excel達人!

いかがでしたか?ここでは紹介しきれないほど、Excelにはたくさんの機能があります。

いろいろ試してみて、ご自身で便利と感じるものを見つけ出してくださいね!達人目指して頑張りましょう!!

(photo by 著者)